Les procès-verbaux peuvent être rédigés de deux manières : les procès-verbaux ou rapports basés sur l'ordre du jour et les procès-verbaux ou résumés de réunions informelles. Les formats d'enregistrement des procès-verbaux varient selon la nature de l'organisation ou du groupe et selon la région. Les procès-verbaux des réunions du personnel, des ateliers, des séminaires et des réunions interdépartementales peuvent tous suivre des styles de documents variés.
Les procès-verbaux servent de rappel utile aux participants après la conclusion de la réunion et garantissent également que les collègues absents peuvent apprendre ce qui a été discuté et quelles décisions ont été prises. Les procès-verbaux ou rapports basés sur l'ordre du jour sont le type traditionnel de documents. Il s'agit des procès-verbaux pris lors d'une réunion programmée dont l'ordre du jour est connu. L'ordre du jour peut être diffusé avant la réunion ou annoncé par le président au début de la réunion. Ils suivent le cadre fixé par l'ordre du jour. Dans la plupart des organisations, les procès-verbaux basés sur l'ordre du jour constituent les principaux comptes rendus des réunions formelles de gouvernance. Ce sont des documents très sophistiqués, complexes et formels et sont normalement rédigés par des professionnels ou des rédacteurs de précis.
Les procès-verbaux des réunions informelles sont principalement rédigés lors des réunions de service et de groupe. Ce sont des résumés des décisions prises, des actions de suivi requises, des personnes responsables des projets individuels et des jalons et délais de ces projets. Les minutes de synthèse peuvent également être utilisées pour retracer l'historique d'un projet. Généralement, ces types de procès-verbaux sont distribués à tous les participants et dans certains cas à d'autres parties intéressées qui n'étaient pas présentes à la réunion.
