Le publipostage est utilisé pour traiter par lots de nombreux documents personnalisés dans Microsoft Word et d'autres suites bureautiques. Un modèle de lettre et une base de données ou une feuille de calcul contenant les informations requises sont nécessaires. Le modèle de lettre est ensuite rempli avec les détails trouvés dans la base de données.
Par exemple, s'il y a un document qui lit "Cher (FIRSTNAME) (LASTNAME)" en utilisant le publipostage, les symboles (FIRSTNAME) et (LASTNAME) sont remplacés par les détails correspondants. Certains logiciels peuvent également effectuer des opérations logiques de sorte que si l'entrée de la base de données est marquée comme homme ou femme, le logiciel remplacera la section du prénom par M. ou Mme, selon les données disponibles.
