Les e-mails sont utilisés à des fins de communication, telles que communiquer avec les instructeurs et les professeurs, rester en contact avec des amis, demander des informations à d'autres personnes ou entreprises, postuler pour des bourses, des emplois et des stages. Même bien que l'e-mail soit un outil de communication très précieux, sa large utilisation dans les milieux professionnels et universitaires a conduit à l'émergence de nouveaux défis pour les utilisateurs.
Les problèmes de communication par e-mail se produisent généralement lorsque les utilisateurs ont des attentes différentes concernant les e-mails qu'ils reçoivent et envoient. Selon la finalité de l'email, le contenu diffère selon le résultat souhaité, le public visé et la formalité. Le principal défi de l'utilisation des e-mails est l'obstruction des canaux de communication par des e-mails destinés à des fins publicitaires. Ces e-mails empêchent certaines personnes de recevoir les e-mails auxquels ils sont destinés, et le défi pour l'auteur est d'écrire un contenu qui se démarque des e-mails indésirables et de capter l'attention du destinataire.
Les e-mails sont le meilleur moyen de communiquer avec une personne difficile à joindre en utilisant d'autres formes de communication telles que le téléphone. Il est également utile lors de l'envoi d'un fichier électronique à quelqu'un, comme une feuille de calcul avec des données. Lorsque l'information doit être distribuée à un grand nombre de personnes, les e-mails sont plus pratiques que d'autres types de communication.
