Les imprimantes se déconnectent en raison de surtensions et de baisses de courant, de fichiers corrompus dans la file d'attente d'impression, de bourrages papier, d'une cartouche de toner ou d'un bac à papier vides, de composants défectueux dans l'imprimante elle-même et d'interférences causées par des utilisateurs distants. Seuls certains d'entre eux génèrent des messages d'erreur uniques.
Parfois, effacer un message « imprimante hors ligne » est aussi simple que d'éteindre l'imprimante et de la redémarrer ou de vider tous les travaux dans la file d'attente d'impression pour l'effacer. Pour qu'une imprimante génère un message d'erreur indiquant « hors ligne », selon le fabricant, des erreurs spécifiques doivent s'être produites. Les utilisateurs doivent consulter le manuel du propriétaire pour les imprimantes individuelles.
D'autres conditions entraînant la mise hors ligne d'une imprimante peuvent générer des messages d'erreur spécifiques, qui peuvent être classés dans un manuel d'utilisation. Par exemple, lorsqu'elles sont mises hors ligne en raison de bourrages papier et de cartouches de toner vides, la plupart des imprimantes signalent ce message. L'élimination du bourrage papier ou le remplacement de la cartouche de toner remet l'imprimante en ligne. Les bacs à papier vides génèrent également des messages d'erreur spécifiques.
Un travail d'impression avec un fichier corrompu ou un fichier avec un graphique corrompu peut entraîner la mise hors ligne d'une imprimante. Cela peut générer un message d'erreur, mais cela arrête néanmoins l'imprimante. L'utilisateur peut effacer la file d'attente d'impression et essayer d'imprimer le fichier une page à la fois pour trouver l'élément à l'origine de l'erreur.
Si un composant de l'imprimante tombe en panne, comme l'unité de fusion d'une imprimante laser, il peut ne pas générer de message spécifique, mais l'imprimante s'arrêtera. De même, lorsque d'autres signaux sans fil bloquent une imprimante sans fil, l'impression s'arrête jusqu'à ce que les interférences disparaissent, et comme de nombreuses imprimantes en réseau disposent d'outils logiciels pour l'administration à distance, un opérateur distant peut mettre une imprimante hors ligne même s'il n'y a rien de mal.
