Un intranet est important car il simplifie la communication interne au sein d'une entreprise en augmentant la productivité en permettant aux employés d'accéder facilement à une base de données interne. Il permet également à la direction et aux employés de communiquer facilement et de partager des informations à travers l'organisation. Un intranet simplifie le processus de suivi après les réunions.
Un intranet est vital pour les employés qui collaborent sur un même document à différents endroits, car ils peuvent facilement accéder au document sur l'intranet et le mettre à jour en temps réel. Une entreprise qui localise ses politiques et autres informations sur une base de données centrale telle qu'un intranet permet aux employés d'accéder facilement à ces informations afin de rester concentré sur d'autres tâches productives. Il est facile d'automatiser des tâches telles que la facturation et le contrôle des stocks à l'aide d'un intranet. Un intranet permet à une entreprise de gérer les connaissances disponibles au sein d'une organisation et permet aux travailleurs de se mettre en réseau à l'aide d'outils sociaux ; les membres du personnel peuvent rapidement identifier les collègues ayant des intérêts et des compétences similaires, ce qui peut conduire à de futures collaborations.
Une entreprise qui utilise un intranet doit proposer des outils de personnalisation fonctionnels sur son portail intranet afin d'augmenter les performances de ses employés. Les outils basés sur les rôles des employés sont très efficaces par opposition aux options de thème et de couleur. Une application utile telle qu'un annuaire d'employés augmente généralement l'adoption d'un portail intranet, car les utilisateurs visitent fréquemment le portail pour accéder à une telle application.
