Voici quelques exemples de messages négatifs : réception d'une lettre de refus de travail, de demande de promotion ou d'admission à l'école ; des changements de politique qui créent des conditions difficiles pour les employés ; être licencié d'un emploi; recevoir une évaluation négative de l'emploi ; et le rejet de la demande de subvention. Ces messages véhiculent des informations désagréables susceptibles de contrarier, de décevoir ou de mettre en colère le bénéficiaire.
La manière dont un message négatif est transmis est importante, car son style peut déterminer l'impact sur le destinataire. Pour les rapports négatifs aux demandeurs d'emploi, commencer par des mots positifs ou neutres, puis annoncer la mauvaise nouvelle en douceur aide le destinataire à gérer la nouvelle de manière appropriée. Lorsqu'il rejette une demande de promotion, indiquer à l'employé qu'il est le prochain sur la liste lui donne la motivation de continuer à travailler vers cet objectif.
Dans le cas d'une évaluation de poste négative, il est important que le responsable s'assoie avec l'employé et lui explique les raisons de l'évaluation négative. Il faut veiller à fournir des commentaires utiles et à éviter d'insulter l'employé. Assurez-vous également de citer certaines des caractéristiques positives de l’employé. En général, un tampon pour amortir le message négatif facilite la diffusion des mauvaises nouvelles. Il est important de toujours assurer une livraison courtoise et serviable.
