Certains avantages d'une approche de base de données incluent des informations cohérentes, une flexibilité, une gestion facile de la sécurité et de la confidentialité des données et un temps de développement d'application réduit. En termes simples, une base de données est définie comme un ensemble d'informations connexes. Les entreprises utilisent un système de gestion de base de données, ou SGBD, pour faciliter l'organisation des données.
La plupart des entreprises utilisent un système de base de données relationnelle. Ce type de système permet d'accéder à différentes informations en même temps. Toutes ces informations peuvent être partagées entre les différents fichiers. Quelques exemples de logiciels de bases de données relationnelles sont Oracle et Paradox.
Dans la base de données relationnelle, toutes les différentes informations sont stockées dans des tableaux organisés en lignes et en colonnes. Les lignes représentent un enregistrement individuel et les colonnes sont un champ spécifique dans l'enregistrement. Par exemple, les lignes peuvent être désignées comme « Nom », « Prénom » et « Numéro de téléphone » pour une base de données comprenant les coordonnées des employés.
Les formulaires en ligne sont souvent utilisés pour saisir rapidement des informations dans une base de données. Les différents espaces qu'une personne remplit sur le formulaire pointent vers les champs individuels de la base de données. Ensuite, les entreprises peuvent facilement générer des rapports en manipulant les informations. Par exemple, un employeur peut générer un rapport répertoriant les noms, numéros de téléphone et adresses e-mail des employés comme outil de référence rapide.
