Une base de données est utilisée pour collecter et organiser les données. Bien qu'une version électronique telle que celle créée dans Microsoft Access puisse être la première qui vient à l'esprit, il existe également de nombreuses versions de bases de données non automatisées , comme un téléphone personnel et un carnet d'adresses.
Une base de données peut simplement être une liste qui est conservée écrite ou dactylographiée sur papier, dans une feuille de calcul informatique ou un document de traitement de texte. Ce type de base de données, appelé fichier plat, se compose d'une table avec des lignes et des colonnes de données. Par exemple, une simple base de données pour une petite entreprise peut ne contenir que deux colonnes, le nom du produit ou la marque et le prix. Si un client appelle pour demander des informations sur les prix, l'employé du magasin parcourt la première colonne pour trouver le produit, puis regarde la colonne de prix associée pour répondre à la question du client.
La plupart des bases de données informatisées sont considérées comme des bases de données relationnelles et sont créées à l'aide d'un langage de requête structuré généralement appelé SQL. Ce type de base de données utilise plusieurs tables de données qui sont liées et les associent à des clés - un code d'identification commun. Par exemple, un code de service peut servir de clé qui relie les informations du service et les tables de produits. Ces types de bases de données empêchent la saisie multiple des mêmes données, offrent un tri rapide et diverses possibilités de création de rapports.
