Les étapes clés du cycle de communication sont la messagerie, le ciblage, la distribution, le suivi et la mesure, et l'évaluation. Le cycle de communication est souvent utilisé dans les relations publiques, les opérations commerciales standard et les cercles sociaux personnels pour garantir clarté lors de la transmission d'un message.
La première étape du cycle de communication est la messagerie, qui consiste à déterminer ce qu'il faut dire, à construire le ton du message et à évaluer la méthode de livraison. Le ciblage implique d'identifier le public approprié et d'adapter le message pour qu'il s'adresse à la personne ou au groupe de personnes en particulier. La distribution est souvent un facteur clé pour le personnel des relations publiques. Ils doivent déterminer s'ils doivent transmettre le message verbalement ou non verbalement, par publipostage, communication électronique, via des sites Web multimédias ou des médias sociaux. Lors du suivi et de la mesure du cycle de communication, les professionnels suivent l'interprétation du message ou de l'argumentaire de vente en recherchant les réponses et les réactions, en interrogeant le public cible et en analysant les effets du message sur l'opinion publique ou les ventes d'un produit particulier. L'évaluation est l'étape finale, mais continue, du cycle de communication. Une fois le message construit, ciblé sur les publics, diffusé et suivi, les communicateurs évaluent son efficacité afin de planifier les futurs messages ou matériels. L'élément clé de l'étape finale est de déterminer ce qui a été appris du cycle de communication avec un message particulier et d'affiner le processus pour les futurs messages.
