Un système de traitement de fichiers aide les utilisateurs à garder une trace des fichiers au fur et à mesure qu'ils se déplacent dans les différents services d'une entreprise. Le but de ce type de système est de garder les choses organisées, généralement par ordre alphabétique, numérique ou ordre chronologique. Les entreprises qui ont des systèmes de traitement de fichiers efficaces ont des moyens de trouver ces fichiers de manière ordonnée, plutôt que de laisser les membres du personnel fouiller dans les papiers pour trouver ce qu'ils recherchent.
Qu'une entreprise utilise des fichiers papier, un stockage dans le cloud ou une combinaison, le maintien d'un système cohérent en place est essentiel pour le traitement efficace des demandes d'informations. De nombreuses entreprises sont passées à un environnement « sans papier » dans lequel les fichiers se retrouvent sur des disques durs, un stockage en nuage ou d'autres endroits. Tout comme avec un classeur traditionnel, cependant, il est tout aussi important de garder une trace de tous les fichiers dans un lecteur partagé ou personnel. La plupart des applications de stockage simplifient la configuration et le nom des dossiers de fichiers afin que les personnes chargées du stockage des données puissent placer le bon fichier dans le bon dossier. Même sans le bruit des tiroirs qui s'ouvrent et la sensation de métal froid des classeurs, il est toujours possible de garder les dossiers bien organisés.
