Selon Winning Government Business, le processus d'appel d'offres comprend les invitations placées par les institutions demandant certains biens ou services et les réponses des fournisseurs aux offres commerciales. Les institutions lancent des appels d'offres en les annonçant et les exigences minimales à respecter remporter l'appel d'offres. Le processus est compétitif et ouvert à de nombreux fournisseurs.
Le site Web officiel du gouvernement britannique explique qu'une fois que l'institution requérante reçoit les offres, une liste restreinte de fournisseurs potentiels est préparée. Des entretiens avec les fournisseurs présélectionnés sont menés pour évaluer leur capacité financière, leur réputation sur le marché et leur cote de crédit. Le comité d'appel d'offres de l'établissement sélectionne un fournisseur lui offrant le meilleur rapport qualité-prix pour signer un contrat d'approvisionnement. Au Royaume-Uni et aux États-Unis, les candidats qui ne parviennent pas à obtenir un appel d'offres d'une institution publique peuvent obtenir des informations sur les raisons pour lesquelles la candidature ou l'offre a échoué.
Selon Lawyers.com, avant de signer un contrat, un fournisseur doit comprendre les termes et conditions afin d'éviter de futurs conflits juridiques. Le contrat définit les obligations réciproques du fournisseur et de l'institution, telles que le délai de livraison, la qualité et les conditions de paiement. Une fois qu'un fournisseur accepte les conditions du contrat et le signe, le directeur des achats de l'institution rédige une lettre d'acceptation au fournisseur et émet un bon de commande. Les modalités de paiement sont effectuées selon les termes du contrat. Si le fournisseur tarde à livrer les biens et services, ou si la qualité est inférieure aux normes, une institution peut annuler le contrat.
