Une base de données manuelle est un système de stockage de fichiers sur papier qui se compose d'enregistrements papier, de dossiers et de classeurs ou de boîtes de rangement. Un système de base de données manuelle de qualité facilite la récupération des documents et des informations lorsqu'ils sont nécessaire.
Un autre terme pour une base de données manuelle est un système de gestion de documents. L'Environmental Protection Agency recommande d'organiser une base de données manuelle par ordre alphabétique, chronologique, numérique ou avec un système alphanumérique. D'autres conseils incluent la réduction du stockage des enregistrements aux enregistrements nécessaires, le nettoyage fréquent des documents et l'utilisation de la méthode d'organisation la plus évidente. Les bases de données informatisées remplacent rapidement les bases de données manuelles pour le stockage de documents. Les bases de données informatiques croisent tous les enregistrements, ce qui facilite et accélère la récupération des données.
