Microsoft Access est un système de gestion de base de données qui sert de système de classement électronique. Avec Microsoft Access, l'utilisateur peut facilement modifier toutes les données de la base de données, produire des rapports à partir de la base de données et soumettre des requêtes sur toutes les informations qui y sont stockées. Microsoft Access utilise pleinement la mise en page Windows pour une facilité d'utilisation.
La plupart des utilisateurs de Microsoft Access utilisent les tables, les formulaires et les requêtes. Les tables de base de données sont très similaires aux feuilles de calcul. Après avoir répertorié le sujet de chaque colonne, l'utilisateur a la possibilité d'ajouter des colonnes supplémentaires pour détailler les attributs du sujet. Une fois terminé, chaque ligne contient toutes les informations nécessaires sur chaque sujet. La méthode de saisie de données sous forme de formulaire disponible dans Microsoft Access permet de saisir des informations pour le système sous forme graphique pour qu'elles soient transférées dans une base de données. Certains peuvent trouver cela plus facile pour la saisie des données s'ils n'ont pas à finaliser les tableaux. La fonction de requête de Microsoft Access augmente la productivité en permettant à l'utilisateur de combiner les informations de plusieurs tables et de spécifier les conditions des données que l'utilisateur récupère. Cela raccourcit la tâche fastidieuse d'avoir à parcourir manuellement de nombreuses informations pour identifier celles qui ont certaines caractéristiques.
