Le principal avantage du publipostage est qu'une entreprise peut rédiger et envoyer une lettre standard à un grand nombre de parties prenantes, telles que ses actionnaires, sans ajouter manuellement chaque nom et adresse. Le publipostage peut générer des centaines de lettres et d'enveloppes conçues pour être lues comme si elles avaient été écrites à des particuliers.
Le publipostage est une fonctionnalité des logiciels d'application de traitement de texte qui permet aux utilisateurs de développer des lettres personnalisées, des cartes de vœux et d'autres communications avec des noms et des adresses stockés dans une base de données. Il est très facile de relire une seule lettre qui est ensuite utilisée comme modèle pour de nombreuses autres. De plus, une fois le modèle créé, il peut être enregistré et réutilisé ultérieurement.
Tout d'abord, l'utilisateur de l'ordinateur crée une base de données de divers noms de champs des destinataires souhaités, puis écrit la lettre la reliant à la base de données. Ensuite, l'utilisateur utilise une requête pour trouver un ensemble de personnes ciblées pour recevoir une copie de la lettre. L'assistant de fusion et publipostage invite ensuite l'utilisateur à entrer les détails appropriés de chaque destinataire. L'assistant finalise le processus en prenant les données de la base de données préparée et produit une copie de la lettre pour chaque personne de la base de données. Le seul inconvénient est que les lettres peuvent manquer d'un certain niveau d'engagement personnel.
