Les principaux avantages de Microsoft Access, disponible avec certaines versions de Microsoft Office, sont son faible coût, sa facilité d'utilisation et son intégration avec d'autres services Microsoft. Il n'y a pas de frais de licence supplémentaires au-delà de Microsoft Office, ni le programme nécessite-t-il l'investissement serveur et administratif de la plupart des bases de données relationnelles. L'interface graphique est familière aux utilisateurs de Microsoft Office et l'environnement de programmation est le même que pour les macros Office. Pour ceux qui utilisent des services Microsoft tels que SharePoint, Access s'intègre bien.
Dans de nombreux cas, les utilisateurs créent des bases de données Access comme alternative au stockage de données Excel. Access dispose d'outils d'analyse de données et de reporting plus sophistiqués. Bien qu'il soit possible de créer quelque chose s'approchant d'une base de données dans Excel, ce n'est pas particulièrement efficace et devient rapidement difficile à maintenir. Si une application a besoin de fonctionnalités mathématiques ou comptables, le back-end Office permet une interaction entre Excel et Access.
Lorsqu'Excel ne fonctionne plus correctement en raison de grandes quantités de données ou qu'un utilisateur souhaite fournir des formulaires de saisie de données et des rapports à d'autres, Access est un bon choix. Access dispose d'interfaces d'assistant pour faciliter la création de formulaires et de rapports, de sorte que la création de petites applications de base de données est à la portée de tout utilisateur Office.
Il existe des inconvénients importants à utiliser Microsoft Access avec plusieurs utilisateurs. Access a des limites inhérentes à la taille de la base de données et au nombre d'utilisateurs qui rendent le logiciel inapproprié pour une utilisation au-delà des petites entreprises. La sécurité dans Access n'est pas robuste, c'est donc un mauvais choix pour les données sensibles. De plus, Access n'est pas disponible dans toutes les versions de Microsoft Office, même sur les plates-formes Windows.
