Une base de données propriétaire est une base de données privée et protégée par mot de passe. Il n'est généralement pas accessible au grand public, et une personne qui souhaite accéder à son contenu doit d'abord acheter les droits de ses propriétaires. Même lorsqu'un utilisateur y accède, il s'accompagne généralement de conditions et de restrictions strictes. Par exemple, les utilisateurs peuvent ne pas avoir la possibilité de copier, modifier, partager ou redistribuer le matériel.
Le code source d'une base de données propriétaire n'est pas disponible même lorsqu'un utilisateur achète des droits pour y accéder. Cela rend pratiquement impossible pour un utilisateur d'aller à l'encontre des stipulations du développeur de la base de données. Un avantage est que ces bases de données sont plus responsables envers les utilisateurs que les bases de données commerciales. Les données stockées dans une base de données propriétaire peuvent être protégées par les lois sur le droit d'auteur, par le droit des contrats, par des brevets ou en tant que secrets commerciaux.
La logique derrière le maintien d'une base de données propriétaire est de préserver l'avantage concurrentiel des informations qu'elle contient. Il est livré avec des accords de licence d'utilisateur final qui ne sont pas négociables. Les utilisateurs acceptent les règlements lorsqu'ils ouvrent la boîte dans laquelle le logiciel est livré. Alternativement, ils peuvent le faire de manière interactive ou par écrit. Des exemples de logiciels propriétaires sont Microsoft Windows, iTunes et Real Player. Comme autre protection, certains logiciels ne peuvent être installés que sur un seul ordinateur.
