Le but de Microsoft Access est de créer des bases de données rapides et faciles. Access fournit une interface conviviale qui aide l'utilisateur à créer et à développer un système de stockage et de récupération d'informations sans beaucoup d'expérience en programmation.
La plupart des fonctionnalités d'Access reposent sur celles de Microsoft Excel. Cependant, Access est nettement plus puissant pour les tâches informatiques complexes ou pour les grands ensembles de données. Plutôt que de fonctionner via des feuilles de calcul, Access stocke les données dans des tables gérées à l'aide de SQL. Les données de ces tableaux sont accessibles via des requêtes, qui sont de simples ensembles de commandes qui détaillent comment trier et rapporter les données.
Le programme permet également le développement plus complexe d'applications et d'autres programmes. Access permet aux utilisateurs de développer des interfaces utilisateur graphiques afin que les futurs utilisateurs n'aient pas à travailler directement avec du code ou des requêtes. Ces interfaces sont construites à l'aide d'un ensemble de commandes d'interface graphique par glisser-déposer dans Access ou via des scripts plus complexes.
Access fonctionne en tandem avec plusieurs autres programmes pour faciliter l'acquisition et le traitement des données. Les données d'Excel sont téléchargées à l'aide de commandes simples et sont facilement traduites au format de tableau Access. Access est basé sur SQL, mais les scripts peuvent être effectués dans Visual Basic, comme dans d'autres produits Microsoft Office. Grâce aux macros, les utilisateurs peuvent développer de nouvelles fonctions pour trier ou manipuler leurs données.
