Les détails varient selon le chapitre, mais généralement les gens peuvent louer une salle des Vétérans des guerres étrangères en contactant le secrétaire, en signant un contrat et en payant les frais et le dépôt de garantie. Certaines salles fournissent des barmans et d'autres membres du personnel, tandis que d'autres peuvent exiger des locataires qu'ils le fassent.
La plupart des salles ont défini des directives, y compris un nombre maximum d'invités autorisés dans l'établissement. Les locataires doivent respecter ces règles. Certaines salles sont plus ouvertes, tandis que d'autres imposent des restrictions supplémentaires, telles que l'absence de groupes en direct. La plupart n'autorisent pas les jeux de hasard dans leurs locaux et ils sont tous soumis aux lois locales sur les boissons alcoolisées.
Les frais sont généralement fixés à l'avance, même si les locataires peuvent être facturés pour des dépenses exceptionnelles et des dommages qui ne sont pas couverts par le dépôt de garantie. Certaines salles ont un forfait économique inférieur, qui implique moins d'avantages inclus, et un tarif normal. Les locataires qui ont besoin d'hébergements inhabituels peuvent être facturés plus que le tarif indiqué.
De nombreuses salles facturent en fonction du temps nécessaire à la salle. Certains proposent des forfaits à l'heure quelle que soit l'heure de début de l'événement. D'autres salles ont des heures de fermeture normales et facturent des frais supplémentaires pour les événements qui les obligent à rester ouvertes tard. Certains ont également des pavillons extérieurs qui ne sont disponibles que moyennant des frais supplémentaires. Les prix des décorations et autres équipements peuvent également varier.
