Les invitations formelles nécessitent souvent une réponse écrite et, en cas de refus, la lettre peut suivre la structure de base suivante : « M. et Mme Guest regrettent de ne pouvoir accepter l'invitation généreuse de M. et Mme Host pour le dîner du samedi, 12 décembre." En règle générale, l'étiquette dicte que les réponses aux invitations formelles, qu'elles soient acceptées ou refusées, doivent utiliser une structure et une phraséologie similaires à l'invitation elle-même.
En fait, il en va de même pour les invitations moins formelles, même si celles-ci peuvent ne pas nécessiter de réponse écrite. Parfois, ils peuvent simplement nécessiter de cliquer sur un lien sur une plate-forme de réseau social.
Dans tous les cas, les explications sont facultatives. Si les hôtes sont des amis proches, cependant, une explication pour décliner l'invitation peut leur être donnée personnellement.
C'est une mauvaise étiquette de répondre à une invitation sans engagement. Il est particulièrement impoli, par exemple, de dire aux hôtes que la participation dépend de sa disponibilité ou, pire, de qui d'autre est présent. Lorsqu'une réponse définitive ne peut pas être donnée, il est préférable de dire aux hôtes qu'une décision sera prise dès que possible, puis de tenir cette promesse.
Si, pour une raison quelconque, une réponse formelle à une invitation formelle n'est pas possible, les hôtes doivent être téléphonés ou contactés d'une autre manière.
