Une invitation à un banquet doit inclure le nom du banquet, la date et l'heure de l'événement, où l'événement doit avoir lieu et le coût par personne ou par couple, le cas échéant. Il doit également y avoir être un petit texte de présentation indiquant le but de l'événement ainsi que les informations de contact RSVP.
Les banquets sont organisés pour un certain nombre de raisons différentes, notamment des récompenses de fin de saison pour les équipes sportives ou des collectes de fonds pour des organisations locales. Quelle que soit la raison, il y a quelques informations principales qui devraient figurer sur une invitation.
L'invitation doit avoir le nom ou l'objectif du banquet bien en vue, généralement dans la première ou les deux premières lignes. Directement en dessous, l'heure et le lieu doivent être indiqués. Lors de l'indication de l'heure, il faut s'assurer de préciser s'il y a des heures spécifiques pour les différentes parties du banquet. Par exemple, si les cocktails et les apéritifs sont à 18h00. et le dîner est servi à 20h00, ceux-ci doivent être répertoriés séparément. Si l'adresse n'est pas suffisante pour que les invités puissent localiser le lieu, il est également acceptable de joindre une carte de la région.
Quelques lignes expliquant le but du banquet sont utiles aux invités. Quelques exemples seraient un banquet en l'honneur des bénévoles d'une organisation ou un autre pour amasser des fonds pour une nouvelle aile à l'hôpital pour enfants local. Enfin, s'il y a un coût pour participer, il faut s'assurer de l'indiquer également sur l'invitation.
