Les six éléments ou fonctions clés d'un système d'information sont de capturer des données, de transmettre des données, de stocker des données, de récupérer des données, de manipuler des données et d'afficher des données. Les systèmes d'information sont généralement informatisés et fournissent à la direction et aux employés des informations en temps opportun concernant les performances d'une organisation.
Les systèmes conçus et commercialisés pour des fonctions de gestion récurrentes et prévisibles sont parfois appelés systèmes d'information de gestion. Un rapport d'actionnaires programmé est un exemple de rapport créé par un SIG.
Même avec l'avènement d'une technologie informatique personnelle moins chère, les ordinateurs centraux ont maintenu une présence significative dans l'informatique d'entreprise jusqu'au début des années 2000. Les mainframes ont été le point de départ des systèmes d'information de gestion avant que les micro-ordinateurs ne deviennent populaires dans les années 1970. Internet a encore élargi la portée et la complexité des systèmes d'information, permettant la vidéoconférence, la diffusion sur le Web, l'échange d'informations en temps réel et un accès accru pour un plus grand nombre d'utilisateurs.
La planification, le déploiement et l'administration d'un système d'information nécessitent que de nombreux facteurs soient pris en compte : le coût, la modularité, l'évolutivité, la puissance de traitement requise, la durée de vie des équipements, la convivialité pour les utilisateurs du système et la compatibilité des logiciels et du matériel qui s'exécutent sur ce. Les utilisateurs peuvent être désignés avec des autorisations pour les types d'activités qu'ils sont autorisés à effectuer sur le système. Les noms d'utilisateur et les mots de passe doivent être émis et administrés. L'une des fonctions les plus importantes de la gestion d'un système d'information est de minimiser les temps d'arrêt, à zéro si possible. Les temps d'arrêt imprévus prolongés peuvent être très préjudiciables à toute entreprise en termes de perte de productivité, de ventes et de clients.
