Les autorisations d'affichage des fichiers informatiques peuvent être définies pour empêcher l'accès par d'autres utilisateurs ou même par toute personne y accédant à partir d'un autre réseau ou sur Internet. Ces autorisations sont définies par l'utilisateur qui a créé le fichier, et cet utilisateur est celui qui doit être contacté pour modifier ces autorisations.
Un utilisateur qui a créé un fichier peut choisir de modifier les propriétés du fichier et de restreindre l'accès au fichier. Cela peut rendre le fichier en lecture seule (pour empêcher quiconque sauf l'utilisateur d'origine de modifier son contenu), protégé par mot de passe ou complètement inaccessible par d'autres, selon Microsoft. Ces restrictions peuvent être appliquées à d'autres utilisateurs spécifiques, à partir d'un accès par d'autres réseaux via un réseau local ou d'un accès depuis l'extérieur d'un réseau local via Internet.
L'auteur du fichier peut modifier ou supprimer ces autorisations à tout moment. De nombreux réseaux locaux accordent également à l'administrateur réseau la possibilité d'afficher et de modifier les autorisations sur le fichier au sein du réseau, mais cette autorité peut varier d'une organisation à l'autre.
Si l'accès à un fichier refusé est nécessaire, contactez l'utilisateur individuel qui a initialement créé le fichier ou contactez l'administrateur réseau et demandez de l'aide si le propriétaire du fichier n'est pas disponible.
