Une invitation à un dîner d'affaires doit inclure un langage d'invitation standard, par exemple en indiquant que l'hôte "invite cordialement" le destinataire à l'événement. L'invitation doit contenir des informations de base telles que la date, l'heure , le lieu et le but de l'événement et l'identité de l'hôte. Il doit également inclure des informations sur la façon de confirmer votre présence ainsi que des instructions spéciales, telles que les détails du stationnement.
Les invitations à des dîners d'affaires peuvent être formelles ou informelles. Les invitations par e-mail et par téléphone sont de plus en plus courantes pour les événements informels. Pour les événements informels, certaines entreprises envoient des invitations sur leur propre papier à lettres. Les invitations formelles pour les événements d'entreprise sont généralement imprimées dans une couleur sombre sur du papier blanc ou blanc cassé.
Les invités sont invités 3 à 4 semaines à l'avance pour des événements informels. Si les invités sont invités par téléphone, un rappel écrit est envoyé 2 semaines avant l'événement. Pour les séminaires importants auxquels les gens doivent prévoir d'assister depuis l'extérieur de la ville, un préavis de 6 à 8 mois est d'usage. Pour les réunions telles que les séminaires prévus pour durer plusieurs jours, il convient de noter quel type de nourriture est au menu ainsi que des informations sur les invités spéciaux ou les conférenciers. Les invitations pour les déjeuners sont envoyées 3 à 5 semaines à l'avance, et les invitations pour le petit-déjeuner ou les cocktails doivent être envoyées 2 à 4 semaines à l'avance.
