Les télécopieurs offrent des avantages tels que la facilité d'utilisation, une communication peu coûteuse et des enregistrements papier, ainsi que des inconvénients tels que l'absence de réponse immédiate, des problèmes de sécurité potentiels et des problèmes de qualité des documents. Selon l'objectif pour leur utilisation, les télécopieurs peuvent s'avérer être un atout précieux ou une responsabilité coûteuse pour un particulier ou une entreprise.
Bien que les télécopieurs autonomes n'occupent pas la même place que la base de communication de nombreux bureaux qu'ils occupaient lorsqu'ils sont devenus populaires, il existe toujours des domaines dans lesquels ils ont un avantage sur le courrier électronique et d'autres formes de communication électronique.
Preuve papier : les télécopieurs fournissent à l'utilisateur un reçu imprimable indiquant que le document a été envoyé à un emplacement spécifique. Une telle preuve permet à l'expéditeur de vérifier à quel numéro le document a été envoyé ainsi que le nombre de pages incluses dans la communication.
Partage en une seule étape de documents manuscrits : contrairement à la création d'un PDF, qui nécessite de numériser et d'enregistrer pour partager un document manuscrit par courrier électronique, un télécopieur permet à l'utilisateur d'envoyer une copie du document original en un seul pas
Communication à faible coût : au-delà du coût de la machine elle-même, la télécopie ne nécessite que l'accès à une ligne téléphonique, à l'électricité et à un stock de papier approprié
Les télécopieurs présentent également des inconvénients et ont souvent été dépassés par les communications électroniques.
Problèmes de sécurité : En plus des erreurs humaines telles que la composition d'un numéro incorrect, qui peut entraîner l'arrivée d'un document sensible au mauvais endroit, les télécopieurs restent souvent à découvert ; même lorsque le document est envoyé au bon numéro, il peut être lu par toute personne qui le récupère.
Problèmes technologiques : de nombreux utilisateurs connectent leurs petits télécopieurs à la même ligne téléphonique sur laquelle ils passent et reçoivent des appels. Par conséquent, l'envoi ou la réception de documents peut être retardé si le téléphone est en cours d'utilisation.
Mauvaise qualité des documents : alors que les télécopieurs sont un moyen rapide de communiquer, la qualité des documents n'est souvent pas la même que celle de l'original
