L'un des avantages des présentations graphiques est la commodité avec laquelle le public peut suivre, tandis qu'un inconvénient est que les données peuvent donner une fausse image de la situation. Les présentations graphiques sont une méthode populaire pour présenter de grandes quantités de données, car presque tout le monde peut les comprendre. Certaines personnes peuvent ne pas être familiarisées avec les termes techniques utilisés pour expliquer les données, mais lorsqu'elles sont présentées graphiquement, un modèle clair peut être montré.
Lors de la présentation d'informations vitales, les présentations graphiques constituent un excellent guide visuel des informations fournies. Beaucoup de gens trouvent qu'il est plus facile de lire un graphique plutôt que d'écouter un ensemble de chiffres et d'essayer de le comprendre. L'utilisation d'informations visuelles en plus de la parole est un excellent moyen d'atteindre une partie du public qui, autrement, ne serait pas enthousiasmée par ce qu'il entend.
Cependant, l'un des inconvénients des présentations graphiques est qu'elles peuvent prendre du temps à construire et peuvent éloigner le point principal en cours de discussion. Les présentations sont plus efficaces lorsqu'elles sont exemptes de distractions, et certains membres de l'auditoire peuvent perdre leur concentration en détournant l'attention des graphiques voyants de la présentation. De plus, si les présentations graphiques sont faites d'une manière particulière, elles peuvent rendre les chiffres meilleurs ou pires qu'ils ne le sont réellement, et certains dans le public peuvent être induits en erreur par des graphiques qui ne racontent pas toute l'histoire.
