Les avantages des photocopieurs incluent la réalisation de copies de pages rapidement, à un prix relativement bas et une corrélation facile des pages, tandis que les inconvénients incluent la nécessité d'une maintenance, d'un entretien annuel et du coût d'achat élevé. Pour réduire le coût initial d'un photocopieur, il est possible d'acheter des photocopieurs reconditionnés ou de les louer.
Les photocopieurs reconditionnés sont moins chers au départ, mais peuvent subir des problèmes plus tôt et peuvent coûter plus cher en frais de maintenance et avoir une durée de vie plus courte qu'un nouveau. Il est également bénéfique pour l'environnement, car de grandes parties des photocopieurs se seraient autrement retrouvées dans des sites d'enfouissement. Si l'entreprise cherche à proposer des photocopies à ses clients, cela a l'avantage d'augmenter la fréquentation du magasin et d'augmenter éventuellement les revenus. Les inconvénients incluent un membre du personnel dédié lorsque la demande est élevée et la nécessité de prendre en compte la demande de services dans la région.
Un autre problème concernant les photocopieurs est la photocopie de documents protégés par le droit d'auteur. L'idée d'utilisation équitable aux États-Unis permet aux gens de faire des photocopies ou des articles ou des chapitres de livres pour la recherche, mais pas pour éviter de payer pour le matériel. Lorsque les étudiants sont tenus d'utiliser des photocopies d'articles, de documents ou de graphiques utilisés dans les lecteurs qui sont protégés, le centre de copie ou l'instructeur doit s'assurer que le droit d'auteur est effacé avant que le lecteur ne soit imprimé et que chaque élément soit clairement attribué.
