Le processus de communication comporte quatre étapes, qui sont l'encodage, le moyen de transmission, le décodage et la rétroaction. Suivre les étapes du processus aide à établir une communication efficace et garantit qu'aucun message n'est perdu ou mal compris.
La première étape du processus de communication, l'encodage, est peut-être la plus cruciale puisque les hypothèses suivront. L'expéditeur doit délivrer un message concis et clair. Des problèmes tels que le ton de la voix et le langage corporel doivent également être pris en compte, car ces facteurs jouent un rôle clé dans la façon dont un message est interprété.
Ceci mène à la deuxième étape, le moyen de transmission. Il est de la responsabilité de l'expéditeur de décider comment et quand transmettre le message pour augmenter les chances qu'il soit compris. La forme que prend un message peut être critique pour l'étape suivante, le décodage.
Une fois le message entièrement remis, le rôle de l'expéditeur prend fin. C'est alors au récepteur de décoder le message de la façon dont il a été prévu. Une fois que le destinataire a clairement compris le message, la rétroaction met fin au processus de communication.
La rétroaction est donnée par le destinataire à l'expéditeur sous la forme d'un accusé de réception ou d'une réponse courte. Cette dernière étape est importante car l'expéditeur comprend alors l'efficacité du message.
