Lorsqu'il adresse une carte de sympathie, l'auteur peut l'adresser au plus proche parent survivant de la personne décédée. Il s'agit généralement de la veuve ou du veuf ou du défunt, ou de l'aîné de la les enfants du défunt. Il est toujours approprié d'envoyer une carte de sympathie à tout autre membre de la famille du défunt.
L'enveloppe d'une carte de sympathie doit toujours être adressée de manière formelle, en utilisant les titres de la famille du défunt plutôt que simplement les prénoms. Si la carte est envoyée à toute la famille du défunt, il convient d'inscrire formellement la veuve ou le veuf sur la première ligne d'adresse, les prénoms des enfants figurant sur la ligne suivante.
En écrivant une carte de sympathie à un membre de la famille ou à un ami proche d'une personne récemment décédée, il est important de s'assurer que la personne qui reçoit la carte sait qui l'envoie. Dans la confusion et parfois le chaos après un décès, même une veuve qui connaissait tous les amis de son mari peut ne pas être en mesure d'établir une connexion facile pour comprendre qui envoie quelle carte. Pour cette raison, il est crucial de signer une carte de sympathie avec le nom et le prénom, ou avec les noms de tous les membres de la famille qui envoient la carte. Il est approprié et utile d'écrire une phrase ou deux rappelant au parent survivant comment le défunt a connu la personne qui a envoyé la carte."
