Pour planifier une veillée aux chandelles, une personne doit déterminer où la veillée aura lieu, à quelle heure elle aura lieu et qui inviter. Il est courant que la veillée se déroule sur place du défunt ou dans son lieu de prédilection.
L'emplacement doit être facile d'accès pour les proches et les membres de la communauté. Après avoir choisi l'emplacement, l'étape suivante consiste à déterminer l'heure à laquelle la veillée aura lieu. En règle générale, les veillées aux chandelles ont lieu au crépuscule ou peu de temps après. Les bougies sont plus visibles pendant les heures sombres, mais la veillée ne doit pas avoir lieu si tard dans la soirée que cela gênerait les gens.
Après avoir noté les détails, la personne doit inviter des personnes à la veillée. Cela peut être fait sous forme de lettres, de sites de médias sociaux, d'appels téléphoniques et en personne. D'autres moyens d'annoncer la veillée sont par le biais de communiqués de presse, d'articles de journaux et d'autres formes de médias.
Lors de la préparation de la veillée, la personne doit rassembler des bougies, des protège-gouttes de cire et d'autres objets nécessaires. On peut aussi créer un programme en l'honneur de la personne décédée ou blessée. Le programme peut inclure les détails de la personne, des poèmes, des citations et d'autres informations que la personne juge nécessaires.
