Bien que les notes de sympathie et de remerciement nécessitent une formulation différente, les deux types de notes doivent être sincères, personnelles et spécifiques. Les notes dans les deux cas commencent par une salutation, ajoutent des détails dans le corps et se terminent par une expression chaleureuse des sentiments.
Les notes de sympathie doivent contenir des mots vrais et honnêtes qui transmettent des sentiments appropriés envers le destinataire. Une note peut être aussi simple que : "Chère Jane, j'ai été attristé d'apprendre le décès de votre père. Veuillez accepter nos condoléances et sachez que vous êtes dans nos prières. Si nous pouvons faire quelque chose pour vous aider pendant cette période difficile , n'hésitez pas à téléphoner. Nos plus sincères sympathies." Plus de détails, tels que des souvenirs ou des histoires drôles, peuvent être ajoutés pour offrir des pensées plus chaleureuses et des expressions de sympathie.
Les notes de remerciement doivent également exprimer des sentiments chaleureux et une appréciation sincère. N'oubliez pas de mentionner le cadeau ou l'acte qui a motivé la note et soyez précis. La clôture est déterminée par la relation entre le destinataire et l'écrivain ; des relations plus étroites peuvent se terminer par des termes plus personnels. Par exemple, une lettre de remerciement à grand-mère pourrait dire : « Chère grand-mère, merci pour les jolis cadeaux de douche nuptiale ! ! Vous m'avez offert plus qu'un simple cadeau pour ma nouvelle vie avec Jack. J'espère que vous dînerez bientôt avec nous. Merci encore ! Aimez, Jennifer."
