L'un des principaux avantages de la communication imprimée est qu'elle fournit un enregistrement durable des messages envoyés pour référence future. Cette forme de communication permet au destinataire de passer beaucoup de temps à revoir le message et à fournir un retour d'information approprié. La communication écrite est plus précise et claire.
La communication imprimée aide à définir les principes, règles et politiques appropriés régissant la gestion d'une entreprise. C'est utile lorsqu'il s'agit de déléguer des responsabilités. Contrairement au bouche à oreille, la communication imprimée permet à la personne qui prend les responsabilités de se référer au document. En même temps, il fait office de preuve et de document comptable. La communication imprimée est considérée comme plus formelle et contribue à rehausser l'image de l'entreprise. De même, dans le cas d'une procédure judiciaire, la communication imprimée est fournie en tant que documents valides. La communication imprimée améliore le suivi. Par exemple, une note publiée sur le tableau d'affichage d'une entreprise sert de rappel d'un événement ou d'une réunion.
La communication imprimée comprend toute forme d'interaction qui repose sur l'écrit. C'est l'un des principaux modes de communication avec la communication orale ou parlée. La communication imprimée est souvent populaire dans l'environnement des affaires. Des exemples de ce type de communication comprennent des notes de service, des bulletins, des rapports, des manuels d'employés et des descriptions de poste. Les autres documents imprimés comprennent des lettres, des propositions et des contrats. Les formes alternatives de communication incluent le courrier électronique et les sites Internet.
