Une carte de condoléances doit contenir un bref message de sympathie pour son destinataire, tel que « nous sommes désolés pour votre perte. » Les messages brefs permettent à l'auteur de montrer son inquiétude même s'il ne connaissait décédé très bien, et ceux qui souhaitent exprimer davantage peuvent acheter une carte de sympathie commerciale pour refléter cela.
La plupart des courts messages de condoléances expriment que le destinataire n'est pas seul dans le chagrin qu'elle supporte. De tels messages peuvent inclure l'écrivain disant simplement au destinataire que le défunt lui aussi manque ou que l'écrivain partage la tristesse actuellement ressentie par le destinataire.
Pour les écrivains qui étaient amis ou collègues de travail avec le défunt, il est acceptable que le message reflète cette relation. Un exemple serait l'écrivain disant au destinataire qu'il a aimé travailler avec la personne décédée au cours des dernières années ou qu'il se souvient avec émotion du temps qu'il a partagé avec la personne décédée à l'université.
L'un des thèmes les plus courants des messages de condoléances est que les pensées de l'auteur accompagnent le destinataire. Il s'agit notamment de dire au destinataire que ce dernier est retenu dans ses pensées ou dans les pensées de toute sa famille. Une variante de ce message est que l'écrivain exprime un désir spécifique, tel que son espoir que le destinataire se souvienne des moments heureux avec le défunt même pendant le deuil.
