Des exemples de modèles de lettre de réservation de chambre d'hôtel sont disponibles en ligne sur des sites Web tels que Hotel Bookings Online, CareerRide.com et Free Sample Letters. Les exemples de modèles de lettre de réservation de chambre d'hôtel sur Hotel Bookings Online et CareerRide.com sont consultables en ligne, tandis que Free Bookings Online propose des modèles téléchargeables.
Une lettre de réservation de chambre comprend généralement la date, les noms et adresses de l'hôtel et de l'invité prévu, les dates et jours d'arrivée et de départ de la réservation, et le nombre d'invités. Un modèle de lettre de réservation de chambre d'hôtel donne également un espace pour confirmer des détails tels que les repas et les activités, ainsi que les conditions de paiement, le mode de paiement, le nombre de chambres réservées, le type de chambres réservées et les détails du forfait vacances. L'auteur doit indiquer tous les points importants de la réservation d'hôtel pour la commodité de la direction de l'hôtel et des clients.
Le destinataire d'une réservation de chambre d'hôtel ou d'une lettre de confirmation peut être soit le client, soit la direction de l'hôtel. La lettre peut également servir d'accusé de réception au nom de la direction de l'hôtel d'une réservation. Une lettre de réservation de chambre d'hôtel est recevable pour examen juridique en cas de problème entre la direction de l'hôtel et le client.
